Pokud jste běžným uživatelem Tabulek Google, pravděpodobně jste se setkali s problémem, kdy jste do tabulky omylem přidali duplicitní záznamy. Tato situace může zničit datovou sadu, kterou jste tak tvrdě vytvořili. Možná nevíte, že k této instanci došlo, zvláště když se váš počítač zhroutí nebo když narazíte na trackpad vašeho notebooku.
Je snadné něco přehlédnout, když máte v tabulce obrovské množství dat. Typické výsledky zahrnují chyby ve výpočtech a duplicitní buňky, které je obtížné identifikovat při hledání zdroje problému.
Naštěstí je k dispozici několik různých metod, jak zvýraznit duplikáty v tabulkách.
- Použijte vestavěnou funkci Odstranit duplikáty.
- Použijte zvýraznění k nalezení duplikátů.
- Zkopírujte všechny neduplikované buňky a přesuňte je na nový list.
- Použijte vyhledávač duplicit třetí strany.
- Vytvořte kontingenční tabulku, která počítá duplikáty individuálně.
Výše uvedené procesy usnadňují nalezení těchto duplicitních záznamů, takže je můžete v případě potřeby smazat nebo ignorovat. Zde jsou vaše možnosti.
Použijte Tabulky Google k odstranění duplikátů
Ať už se snažíte najít duplikáty v jednom sloupci, dvou sloupcích nebo celém listu, funkce „Odebrat duplikáty“ přesně odstraní buňky, které mají stejná data. Uvědomte si však, že odstraní všechny duplikáty, i když jsou spojeny.
- Zvýrazněte sloupce, ve kterých chcete zkontrolovat duplicitní data.
- V nabídce nahoře vyberte Data -> Vyčištění dat a poté vyberte Odstranit duplikáty.
- Objeví se vyskakovací dialogové okno. Zaškrtněte políčka vedle každého sloupce v seznamu, který chcete zkontrolovat, nebo můžete zaškrtnout políčko Vybrat vše a poté kliknout na Odstranit duplikáty.
- Tabulky Google zobrazují, kolik kopií bylo nalezeno a odstraněno, abyste se mohli ujistit, že proces fungoval podle očekávání.
Použití vestavěné funkce „Odebrat duplikáty“ v Tabulkách Google je nejpřímější způsob, jak eliminovat duplicitní záznamy, ale někdy můžete chtít zkontrolovat kopie před jejich odstraněním. Skvělý způsob, jak toho dosáhnout, je barevné zvýraznění.
Zvýrazněte duplikáty pomocí barev pro snadné odstranění
Pokud jde o identifikaci chyb v tabulkách, je dalším dobrým způsobem použití zvýraznění ke zdůraznění nesprávných informací.
- Otevřete soubor Tabulek Google a zvýrazněte sloupec nebo sloupce, které chcete upravit.
- V horní liště nabídek vyberte Formát.
- V rozevírací nabídce vyberte možnost Podmíněné formátování.
- V nové nabídce, která se zobrazí, vyberte požadovaný rozsah.
- V části Pravidla formátu změňte rozevírací část s názvem Formátovat buňky, pokud… na Vlastní vzorec je.
- Vložte následující vzorec do pole umístěného pod možností Vlastní vzorec:
=countif(A:A,A1)>1
.
- V části Styl formátování vyberte ikonu Barva výplně a zvýrazněte svůj obsah žlutým pozadím buňky (nebo libovolnou barvou podle vašeho výběru).
- Kliknutím na Hotovo uložíte změny, zkontrolujete své duplikáty a odstraníte ty, které najdete jako legitimní kopie.
Vaše tabulka zvýrazní vaše duplicitní buňky barvou, kterou jste si vybrali, takže nyní můžete ve výběru vyhledávat autentické duplikáty.
Poznámka: Nejlepší je zvýraznit buňky sloupce začínající řádkem 1, než vybírat buňky uprostřed. Vzorec nemá rád použití řádku 2 jako prvního sloupce. Chybělo několik duplikátů ve vybraném poli (A2:B9). Jakmile byl přidán řádek 1 (A1:B9), byly nalezeny všechny kopie. Podívejte se na dva obrázky níže.
Obrázek č. 1: ukazuje chybějící duplikáty při výběru buněk řádku 2 jako prvních buněk (A2 a B2):
Obrázek č. 2: zobrazuje všechny duplikáty při výběru buněk řádku 1 jako prvních buněk (A1 a B1):
Ujistěte se, že jsou všechny duplikáty správné, protože některé kopie nejsou spojeny. Mohou to být stejné číslo pro dva různé účty, uživatele, zaměstnance atd. Jakmile potvrdíte kopie buněk, které nepotřebujete, odstraňte je. Nakonec můžete zavřít nabídku formátování a obnovit standardní barvu buněk.
Zkopírujte jedinečné buňky do Tabulek Google pro snadné odstranění duplikátů
Pokud dáváte přednost automatickému třídění nezpracovaných datnejlepší je zkopírovat všechny neduplikované buňky. Tento proces umožňuje rychlejší třídění a filtrování. Pokud jste si jisti, že jsou vaše informace správné, a raději byste duplikáty odstranili, vyzkoušejte níže uvedenou metodu.
- Otevřete dokument Sheets, který chcete seřadit. Zvýrazněte sloupec, který chcete upravit. Tento proces zaznamená rozsah sloupců pro další krok.
- Klikněte na prázdný sloupec, ve kterém chcete zobrazit jedinečné položky. Při zvýraznění (neklikejte na buňku), vložte následující vzorec:
=UNIQUE()
. Měl by být přirozeně umístěn v horní buňce.
- Zadejte „souřadnice buňky“ původního sloupce do závorky, například: (A3:A9).
- Stisknutím klávesy Enter přesunete nová data do dříve určeného sloupce.
Po dokončení můžete položky zkontrolovat ručně nebo importovat data do pracovní tabulky.
K vyhledání a odstranění duplikátů v Tabulkách použijte doplněk třetí strany
Pro použití s Tabulkami Google jsou k dispozici online pluginy. Doplňky najdete v Google Workspace Marketplacevčetně nástrojů pro automatické odstraňování duplicitních záznamů.
Odstraňte duplikáty podle Ablebits
Tak jakoužitečný nástroj známý jako Odstraňte duplikáty od Ablebits vám umožňuje rychle najít duplikáty v celém listu informací nebo až ve dvou sloupcích.
Výsledky můžete přesouvat, mazat a zvýraznit. Nástroj obsahuje dvě nastavení průvodce: najít a odstranit duplikáty a najít neduplikované buňky nebo kvality v dokumentu. Tyto dvě možnosti usnadňují sledování informací za pochodu.
Celkově lze říci, že použití nástroje průvodce k nalezení vašich informací se může z dlouhodobého hlediska vyplatit. Tato možnost je určena především uživatelům, kteří neustále hledají duplikáty ve svých tabulkách a kteří by raději trávili čas něčím jiným.
Použijte kontingenční tabulku k nalezení duplicitních řádků v Tabulkách
Kontingenční tabulka je pohodlný nástroj pro bližší prohlížení dat. Kontingenční tabulka automaticky neodstraní duplicitní buňky nebo řádky; ukazuje, které sloupce mají duplikáty. Můžete se ručně podívat na svá data, abyste zjistili, zda potřebujete něco odstranit.
Vytvoření kontingenční tabulky je složitější než jiné metody uvedené v tomto článku. Pro každý sloupec musíte přidat kontingenční tabulku, abyste zajistili, že výsledky budou jednotné a že přesně identifikují duplikáty.
Poznámka: Pokud v tabulce nemáte názvy sloupců, kontingenční tabulky nebudou při hledání duplikátů fungovat přesně. Zkuste dočasně přidat nový řádek a poté pojmenujte sloupce pomocí tohoto nového řádku.
Zde jsou kroky k použití kontingenční tabulky k identifikaci duplicitních buněk nebo řádků.
- Vyberte všechna data tabulky a poté přejděte na Data -> Kontingenční tabulka.
- V případě potřeby upravte rozsah buněk a poté vyberte Vytvořit.
- Vyberte Přidat, které je vedle Řádky. Tento krok vybere sloupec pro hledání duplikátů. Ano, čtete správně. Z rozbalovací nabídky vyberte požadovaný sloupec. Pokud ztratíte editor kontingenční tabulky, kliknutím na vyplněnou buňku ji vrátíte zpět.
- Nyní vyberte Přidat vedle Hodnoty a vyberte stejný sloupec jako výše, ale nastavte jej na sumarizaci podle COUNT nebo COUNTA. Už by to mělo být výchozí.
- Nová kontingenční tabulka identifikuje všechny duplikáty, jak je uvedeno níže.
- Pokud chcete zobrazit jiný sloupec, můžete zopakovat výše uvedené kroky (chcete-li zachovat předchozí výsledky) nebo znovu otevřít editor kontingenční tabulky a změnit existující tabulku.
- Kontingenční tabulka se změní a zobrazí nové úpravy.
Jak již bylo zmíněno, metoda kontingenční tabulky je o něco složitější, zejména proto, že musíte upravit vzorec, pokud vaše data obsahují tři nebo více identických buněk. Přesto vám dává a konkrétní zpráva o umístění vašich duplicitních záznamů, což může být užitečné pro analýzu dat. Další informace o kontingenčních tabulkách naleznete v kurzu Alphr na vytváření, úpravy a obnovování kontingenčních tabulek v Tabulkách Google.
Celkově může duplicitní buňka v Tabulkách Google způsobit problémy s vašimi daty, pokud si nedáte pozor, zejména při řazení finančních informací do užitečné tabulky.
Nejběžnější příčiny duplicit jsou:
- Několik lidí přidalo stejného zákazníka, fakturu, kategorii, položku atd.
- Importy dat se přidají k již přítomným datům podruhé.
- Akce kopírování/vkládání přidaly duplicitní položky.
Naštěstí je identifikace, odstraňování a mazání identických datových buněk v Tabulkách Google překvapivě snadné, což je pozitivní, pokud se ve svém každodenním pracovním postupu neustále zabýváte tabulkami. Pokud hledáte něco pro rychlejší třídění obsahu, můžete vždy použít doplněk, jako je „Odebrat duplikáty“ od Ablebits, abyste zajistili, že vaše informace budou dobře setříděny a uspořádány.
Máte nějaké zkušenosti, tipy nebo dotazy ohledně používání některé z metod uvedených v tomto článku? Dejte nám vědět v sekci komentářů níže.