Mnoho společností stále používá Excel, protože jim umožňuje ukládat různé typy dat, jako jsou daňové záznamy a obchodní kontakty. Protože se mnoho věcí v Excelu často provádí ručně, existuje potenciální riziko ukládání duplicitních informací. Obvykle nejde o úmyslný čin; prostě se to stane při zadávání údajů s překlepem, jako je jméno, číslo účtu, částka nebo dokonce adresa.
Překlepy nebo překlepy často vedou k novým záznamům, když již existující data existují. Vaše záznamy mohou mít například záznamy pro Johna Doea, Jona Dowa nebo Jona Dowa, i když jde o stejnou osobu.
Dělání těchto chyb může někdy vést k velmi vážným následkům. To je přesně důvod, proč je přesnost při práci v tabulkách tak důležitá. Naštěstí Excel obsahuje funkce a nástroje, které pomáhají běžným uživatelům kontrolovat svá data a opravovat chyby.
Tento článek ukazuje, jak zkontrolovat, zda dvě nebo více buněk v aplikaci Excel mají stejnou hodnotu.
Jak zkontrolovat duplicitní buňky pomocí přesné funkce
Pokud chcete zkontrolovat, zda dvě nebo více buněk mají stejnou hodnotu, ale nechcete procházet celou tabulku ručně, můžete nechat Excel, aby to udělal za vás. Excel má vestavěnou funkci nazvanou „Přesná“. Tato funkce funguje jak pro čísla, tak pro text.
Jak používat funkci Exact Excel ke kontrole duplikátů
Řekněme, že pracujete s pracovním listem z obrázku. Jak vidíte, není tak snadné určit, zda čísla ze sloupce A jsou stejná jako čísla ve sloupci B.
Abyste zajistili, že buňky ze sloupce „A“ nebudou mít duplikát v odpovídajících buňkách sloupce „B“, použijte funkci „Přesná“. Pokud chcete například zkontrolovat buňky A1 a B1, můžete použít funkci Přesná v buňce C1.
Když použijete tento vzorec, Excel vrátí hodnotu TRUE, pokud se čísla shodují, a hodnotu FALSE, pokud nesouhlasí.
- Chcete-li najít funkci „Přesné“, klikněte na kartu „Vzorce“ a poté vyberte tlačítko „Text“.
- Z rozbalovací nabídky vyberte „PŘESNĚ“, vzorec „Přesný“ funguje i na čísla.
- Zobrazí se okno s názvem „Argumenty funkcí“. V tomto okně musíte přesně určit, které buňky chcete porovnávat.
- Pokud tedy chcete porovnat buňky A1 a B1, zadejte „A1“ do pole „Text1“ a poté „B1“ do pole „Text2“ a klikněte na „OK“.
- Protože se čísla z buněk „A1“ a „B1“ neshodují, Excel vrátí hodnotu „FALSE“ a uloží výsledek do buňky „C1“.
- Chcete-li zkontrolovat všechny buňky, přetáhněte „uchopovač výplně“ (malý čtverec v pravém dolním rohu buňky) dolů po sloupci, jak je potřeba. Tato akce zkopíruje a použije upravený vzorec na všechny ostatní řádky.
- Po zkopírování vzorce dolů ve sloupci byste si měli všimnout, že hodnoty „FALSE“ se objeví pro neduplikáty v každém řádku a „TRUE“ se zobrazí pro stejné.
Jak zkontrolovat, zda Excel neobsahuje duplicitní buňky pomocí funkce IF
Další funkcí, která umožňuje porovnat dvě nebo více buněk, je funkce „IF“. Porovnává buňky ze sloupce, řádek po řádku. Použijme stejné dva sloupce (A1 a B1) jako v předchozím příkladu.
Pro správné použití funkce „IF“ si musíte zapamatovat její syntaxi.
- Do buňky „C1“ zadejte následující vzorec: =IF(A1=B1, „Shoda“, „ “) a vedle buněk, které mají duplicitní položky, uvidíte „Shoda“.
- Chcete-li zkontrolovat rozdíly, měli byste zadat následující vzorec: =IF(A1<>B1, “Žádná shoda”,” “). Opět použijte úchyt výplně přetažením dolů, abyste funkci použili na všechny buňky.
- Excel také umožňuje kontrolovat shody a rozdíly ve stejném vzorci. Vše, co musíte udělat, je zadat buď =IF (A1=B1, „Shoda“, „Žádná shoda“).
Zkontrolujte duplikáty a opravte chyby
Toto jsou nejjednodušší způsoby, jak zjistit, zda mají dvě buňky v Excelu stejnou hodnotu. Samozřejmě existují i jiné, složitější metody, které umí totéž, ale tyto dvě by měly běžným uživatelům stačit.
Nyní, když víte, jak hledat duplikáty v excelovém listu, můžete snadno opravit chyby a ujistit se, že jste zadali správná data.