Odeslání e-mailu může být složitý proces. Pokud posíláte zprávu související s podnikáním, budete muset být co nejvíce uctiví; poslat jeden učiteli vašeho dítěte vyžaduje upřímnost a jeden členovi rodiny může být v mnoha případech tak klidný, jak byste chtěli.
Perfektní e-mail znamená, že váš obsah je krátký a výstižný, což usnadňuje čtení. Vaše odhlášení to musí odrážet, ale také předat váš názor. Ať už vyjadřujete vděčnost nebo očekáváte odpověď, nejprve se budeme věnovat dokonalým profesionálním e-mailovým podpisům.
Profesionální e-mailové odhlášení
Jak již bylo uvedeno dříve, typ odhlášení, který zahrnete do svého e-mailu, se bude lišit v závislosti na tom, komu jej posíláte. Při odesílání jakékoli formy písemné komunikace je důležité mít na paměti své publikum. Takže bez dalších okolků, zde jsou některé odhlášení, které můžete zahrnout do svých profesionálních e-mailů.
“Těším se, že se brzy ozvete!”
Toto odhlášení e-mailu dává příjemci vědět, že očekáváte odpověď. Ať už se jedná o životopis nebo prodejní nabídku, je pouze zdvořilé, aby druhá osoba odpověděla, a pokud to zahrnete do svého e-mailu, znamená to, že očekáváte odpověď. Můžete to změnit tak, že řeknete: „Těším se na příležitost s vámi dále mluvit“.
“Váš drahocenný čas si velmi vážíme”
Pokud je váš příjemce v práci, je pravděpodobné, že nemá moc času a dostává hodně e-mailů. Zahrnutí tohoto odhlášení je jedním ze způsobů, jak vyjádřit upřímnou vděčnost, která si vyžaduje zdvořilou odpověď.
“Vřelé pozdravy!”
Srdečný pozdrav je skvělý způsob, jak ukončit e-mail, protože je zdvořilý a profesionální. Někteří si mohou myslet, že je to trochu staromódní, ale je to jednoduché a k věci, což je ideální pro e-maily.
Vyhněte se e-mailovým odhlášením
Některé z nich jsou za určitých okolností přijatelné, ale většina se nedoporučuje pro formální nebo profesionální e-maily.
1. Díky
„Díky“ a varianty podél této tečny („ještě jednou díky“, „díky!“ „díky moc“ a tak dále) působí trochu nepravdivě. Nejenže všichni čteme e-maily s trochu sarkastickým tónem v hlavě, ale pokud posíláte e-maily, abyste někoho o něco požádali – spíše než abyste upřímně vyjádřili díky – je to trochu nepříjemné. Je lepší vyjádřit upřímnou vděčnost.
2. S pozdravem
I když vás možná učili končit dopis – a tím i e-mail – slovy „s pozdravem“, prostě to nedělejte. Pokud svůj e-mail začínáte slovem „Vážený“, můžete se dostat do konce slovem „s pozdravem“, ale jinak se vyvarujte – dokonce i v některých formálních aplikacích.
Pokud máte rádi ‘Sincerelly’ pro jeho klasickou profesionalitu, zkuste ‘Warmly’ místo toho. Ten druhý je o něco méně formální a zdá se, že do korespondence věnujete trochu více úsilí.
3. … brzy
„Promluvte si brzy“, „brzy s vámi promluvte“ nebo dokonce „brzy více“ – půjčka s čímkoli „brzy“ vás obecně zavazuje, abyste si s danou osobou znovu promluvili. Toto odhlášení je v pořádku, pokud máte v úmyslu poslat následný e-mail nebo se s někým osobně setkat; méně v pořádku, pokud nemáte v úmyslu si s nimi znovu promluvit. I když je to náhodná odpověď, může působit jako neupřímná.
Místo toho můžete zkusit „Děkuji za váš drahocenný čas“, pokud se nechcete zavázat k odpovědi. Pokud budete s příjemcem znovu komunikovat, zkuste něco opravdovějšího, například „Těším se, že s vámi budu dále mluvit.“
4. Vaše jméno
Ukončení e-mailu pouhým odhlášením je vnímáno jako docela chladné a náhlé. Pokud se nejedná o konečnou odpověď na e-mail, kde jste odpověděli na otázku a obdrželi odpověď, tato zpráva nepředá žádnou jinou zprávu než „Končím s vámi.“ Proto je nejlepší neponechávat pouze svůj podpis.
Pokud hledáte jednoduchý, ale přímočarý a uctivý způsob, jak dát někomu vědět, že chcete přerušit konverzaci, zkuste „Bylo mi potěšením“.
5. Vaše iniciály
Odhlásit se iniciálami nebo první iniciálou je o něco přátelštější než napsat celé jméno, ale je to stále stejně náhlé. Také to nechává lidi relativně v nevědomosti o tom, kdo jste, takže opravdu nejlepší použití, pokud mluvíte s někým, koho už docela dobře znáte.
6. Nic
Překvapivě je ukončení e-mailu vůbec ničím naprosto v pořádku, ale nemůžete to udělat ve svém prvním e-mailu. Vždy nejprve ukončete svůj e-mail, a protože bude v rychlém sledu odesíláno více e-mailů, můžete upustit od formalit.
7. S úctou
Tvrdé a zastaralé. Tuto zprávu uvádějte pouze tehdy, pokud posíláte e-mail vládnímu úředníkovi nebo někomu z kléru, protože „s úctou váš“ je v této situaci standardem bližším.
8. XX [Kisses]
Pokud to není člen rodiny nebo blízký přítel, neměli byste to dělat. Některé neformální pracovní vztahy to považují za přijatelné, ale je to opravdu jen něco, co děláte s někým, koho už znáte. Neházejte to na někoho z čista jasna; je to strašidelné.
9. Nejlepší
Tato odpověď je spolu se slovy „vše nejlepší“ a „nejlepší přání“ relativně bezpečným koncem, pokud se chováte zdvořile, ale neformálně. Čím více slov přidáte, například „všechno nejlepší“ nebo „všechno nejlepší“, tím formálnější bude váš sentiment. Někteří se domnívají, že „nejlepší“ a jeho varianty mohou být příliš výtečné, ale většinou by vám měly dobře posloužit.
10. Váš
„Tvoje“ a jeho varianty („tvoje skutečně“, „tvoje věrně“ a tak dále) jsou na formálnějším konci spektra. Stejně jako u slova „nejlepší“ čím více slov přidáte, tím formálnější bude. „Tvoje“ má však ještě jednu komplikaci: mnozí se diví, co přesně nabízíš, když řekneš „svůj“ a „vaše věrně“ znamená něco neuvěřitelně formálního, jako je nadcházející nabídka k sňatku. Vyhýbat se.
11. „Váš přítel“
Tohle může rozdělit mnoho lidí. Je to jen trochu příliš formální a pro některé je to trochu blízko „upřímně“. Někteří to však vidí jako průchodné, obecně mladší generace, protože se s většinou našich kolegů přátelíme. Nedoporučujeme posílat „svého přítele“ staršímu kolegovi nebo kolegovi v pozici autority.
12. Díky moc!
Je to nejen neprofesionální, ale také to postrádá gramatiku. V závislosti na příjemci to může být naprosto v pořádku (pokud je to například poslední e-mail vašemu týmu podpory IT poté, co váš problém vyřeší). Ale není to úplně profesionální nebo skutečné.
13. Vaší odpovědi si velmi vážíme.
Ačkoli to může zpočátku vypadat jako upřímné odhlášení e-mailu, může to být také vnímáno jako troufalost. I když možná budete chtít vyjádřit vděčnost a očekávání odpovědi, „Těším se, že se brzy ozvete“ je o něco méně pasivně-agresivní.
14. Na zdraví
Skutečně přijatelné pouze pokud jste Brit; jinak to působí trochu povýšeně. Totéž lze říci také o „ta“, ale „na zdraví“ je obecně oblíbená odpověď, která je také příjemně ležérní a – pro nás Brity – naprosto přijatelná namísto „díky“ a formálnějšímu e-mailovému odhlašování.
15. Jak kdy
Obecně oblíbený způsob ukončení e-mailu je „jako vždy“. Možná to není ideální finišer pro první kontakt, ale je skvělé, když odpovídáte někomu, s kým často mluvíte e-mailem. Nenese to žádná očekávání ani konotace. Prostě se podepisuješ jako ty.
Některé mladší publikum však nemusí chápat, že „jako vždy“ obvykle znamená „vždy váš“. Proto se toto odhlášení může zdát zastaralé a vyvolat nedorozumění.
Často kladené otázky
Jsou chvíle, kdy dokonalý e-mail může výrazně ovlivnit váš další krok v životě. Zde je několik dalších otázek o odhlašování e-mailů, které vám pomohou posílat dokonalé e-maily.
Je odhlášení e-mailu opravdu velký problém?
Důležitost odhlášení závisí na kontextu, ve kterém posíláte e-mail. Pokud posíláte poznámku e-mailem spolupracovníkovi nebo nějaké poznámky ze třídy spolužákovi, pravděpodobně to není tak velký problém. Nesprávné odhlášení e-mailu však může odeslat špatnou zprávu. Pokud například pošlete „Jo, díky“ někomu, kdo se vám snaží pomoci, mohlo by to působit posměšně nebo sarkasticky.
Textová komunikace bohužel postrádá kontext, což znamená, že váš příjemce může snadno získat špatnou představu. Dejte si tedy pozor na to, jak váš čtenář přijme zprávu, kterou posíláte, protože ano, váš čtenář pravděpodobně uvidí vaše odhlášení.
Mám přidat podpis?
Absolutně! Pokud uvedete své jméno, kontaktní údaje a společnost, bude pro příjemce mnohem snazší vám v budoucnu odpovědět. Nemluvě o tom, že podpis je široce přijímán jako symbol někoho, kdo rozumí tomu, jak funguje e-mailová komunikace.
Jaké odhlášení mám použít?
Když pochopíte, že vaše odhlášení jednoduše zabalí zprávu, je o něco snazší vybrat si, která z nich je vhodná.
Například prodejní nabídka a e-mail o rozhovoru vyžadují odpověď. Ale chcete být přátelští a profesionální. Odhlášení jako TTYL prostě nebude fungovat, protože je neprofesionální, zatímco „Vždy váš“ může být strašidelné a příliš přátelské. Tento typ komunikace je tam, kde je užitečné vyjádřit vděčnost za čas příjemce a dát mu najevo, že se na něj těšíte.
Pokud posíláte e-mail někomu s vysokou autoritou (s kým byste nevedli rozhovory o vodním chladiči), profesionalita je klíčová. „S úctou“ se zde hodí, stejně jako „S pozdravem“ nebo „S pozdravem“.
E-maily vašim šéfům a spolupracovníkům mohou být trochu složité. Za prvé, nechcete posílat žádné písemné zprávy, které by mohly vést k zavolání do HR. Za druhé, nechcete být příliš formální nebo příliš uvolnění. Nejbezpečnější možností pro tyto vztahy je „děkuji za váš čas“ nebo „prosím, kontaktujte mě s dalšími otázkami“.
Jaký je účel e-mailového odhlášení?
Textová komunikace je složitá. Bez gest, tónu a skloňování mohou zprávy působit příliš drsně nebo nejasně. E-mailové odhlášení zabalí vaši zprávu a zajistí, že vaše zpráva bude správně předána. Vaše odhlášení by mělo odrážet tón vaší zprávy.
Jediný okamžik, kdy byste se měli zdržet přidávání odhlášení, je v řetězci e-mailů. Pokud jste například v probíhající konverzaci posílali e-maily stejnému příjemci, přidání „S pozdravem“ nebo „S pozdravem“ může pokaždé působit otravně nebo dokonce blahosklonně.
Nepřemýšlejte o tom
Pokud jste si někdy přečetli a znovu přečetli důležitý e-mail před jeho odesláním, vztahuje se tato část na vás.
Samozřejmě je přirozené zvážit, komu e-mail posíláte a proč. Pokud se jedná o prodejní e-mail, je nejlepší zanechat pozitivní znamení, které také povzbudí k reakci. Něco jako „Těším se na další rozhovor“ je zde ideální. Ale tato fráze by nefungovala dobře například v kondolenčním e-mailu.
I když může být odeslání důležitého e-mailu zastrašující, většina lidí své e-maily obvykle prohlíží a při odhlášení vás příliš nesoudí.
